Zapytanie ofertowe uzupełniające nr 3 z dnia 12.11.2017

12 listopada 2017, kategoria: Zapytania ofertowe

Poznań, 12.11.2017 r.

Zamawiający:
Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych
60-501 Poznań, ul. Bukowska 27/29
tel: 61 85 30 930
www.wrk.org.pl
e-mail: doradztwo[at]wrk.org.pl
NIP: 778-11-27-985
Osoba do kontaktu ws. zamówienia: Justyna K. Ochędzan
tel: 61 85 30 930/e-mail: doradztwo[at]wrk.org.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE UZUPEŁNIAJĄCE nr 3 z dnia 12.11.2017
(dalej jako: „Zapytanie Ofertowe”)

Procedura prowadzona zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 (dalej jako: „Wytyczne”).

W związku z realizacją przez Zamawiającego projektu pn. „Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej” w ramach Poddziałania 7.3.2 Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (WRPO 2014+) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (dalej jako: „Projekt”), stosując tzw. „zasadę konkurencyjności”, o której mowa w Wytycznych, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty realizacji zadań związanych z usługami marketingowymi:
– obszar I: marketing wizerunkowy,
– obszar II: marketing IT związany z promocją w mediach elektronicznych,
(szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w pkt. II Zapytania Ofertowego).

I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie w ramach Zapytania Ofertowego jest udzielane w trybie tzw. „zasady konkurencyjności”, o której mowa w Wytycznych tj. w trybie właściwym dla zamówień powyżej 50 tys. PLN netto.

Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).

Zapytanie Ofertowe jest dostępne w siedzibie Zamawiającego tj. w Poznaniu przy ul. Bukowskiej 27/29 oraz na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz na stronie internetowej Zamawiającego www.wrk.org.pl. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego – Poddziałanie 7.3.2.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, NAZWA I KODY OKREŚLONE WE WSPÓLNYM SŁOWNIKU ZAMÓWIEŃ ORAZ TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Wspólny Słownik Zamówień:

CPV: 79342000-3 Usługi marketingowe
CPV: 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacyjne, drukowania i zabezpieczenia

Termin wykonania zamówienia:

Od dnia podpisania umowy nie później niż do dnia 31.08.2018 r.

Wybór wykonawców:

Zamawiający w ramach Zapytania Ofertowego zamierza wyłonić łącznie do 4 (słownie: czterech) wykonawców dla usług marketingowych (Zamawiający w ramach Zapytania ofertowego nr 1 z dnia 16.08.2017, dokonał wyboru po 1 wykonawcy usług marketingowych dla każdego z wyróżnionych powyżej obszarów usług marketingowych – przy czym w ramach Projektu przewiduje wybór łącznie 6 wykonawców dla usług marketingowych). Na realizację zamówienia Zamawiający udzieli zamówienia oferentom, których oferty odpowiadać będą wszystkim wymienionym w Zapytaniu Ofertowym wymaganiom i uzyskają łącznie największą liczbę punktów w oparciu o podane w Zapytaniu Ofertowym kryterium oceny ofert. Niniejsze postępowanie może zakończyć się wyborem po 2 (słownie: dwóch) wykonawców usług marketingowych dla każdego z wyróżnionych powyżej obszarów usług marketingowych. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że pierwszeństwo w realizacji usług marketingowych dla każdego z wyróżnionych powyżej obszarów ma wykonawca, który uzyskał w ramach zapytań ofertowych, o których mowa powyżej, najwyższą punktację. W przypadku kiedy wykonawca ten nie jest w stanie przystąpić do realizacji usług marketingowych zgodnie ze zgłoszonym przez Zamawiającego zapotrzebowaniem, wówczas to prawo uzyskuje kolejny wykonawca.

Opis przedmiotu zamówienia:

Wymiar czasowy: Liczba godzin świadczonych usług marketingowych w ramach obszaru nr I oraz obszaru nr II zostanie ustalona indywidualnie dla każdego wykonawcy oraz określona zostanie przez Zamawiającego w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania w ramach Projektu zgłoszonych przez jego beneficjentów (uczestników Projektu). Jednocześnie Zamawiający wskazuje, iż w ramach Projektu przewidzianych do realizacji jest ok. 750 godzin usług marketingowych w ramach obszaru nr I oraz obszaru nr II. Zamawiający szacuje, iż usługi marketingowe w ramach obszaru nr I będą świadczone w wymiarze ok. 350 godzin, natomiast usługi marketingowe w ramach obszaru nr II będą świadczone w wymiarze ok. 400 godzin, przy czym ostateczny wolumen liczby godzin danego rodzaju usług marketingowych uzależniony będzie od potrzeb zgłaszanych przez uczestników Projektu.

W ramach realizacji usług marketingowych w obu wyżej wyróżnionych obszarach:

1) Oferent będzie zobowiązany się świadczyć usługi osobiście i pozostawać w gotowości do realizacji usług marketingowego w ciągu 48 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania;
2) planowana forma zatrudnienia: umowa cywilnoprawna;

Miejsce realizacji zamówienia: Subregion poznański: Miasto Poznań, powiat poznański, powiat obornicki, powiat szamotulski, powiat śremski, powiat średzki – zgodnie z kryterium nr 3, pkt. 4.3.1 (Kryteria dostępu) Regulaminu konkursu zamkniętego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014 – 2020, Poddziałanie 7.3.2: „Ekonomia społeczna”.

Osoba pełniąca obowiązki wykonawcy usług marketingowych będzie wchodziła w skład zespołu doradców Ośrodka Wspierania Ekonomii Społecznej (OWES) prowadzonego przez Zamawiającego.

Zakres tematyczny zadań wykonawcy usług marketingowych zatrudnionego w wyniku Zapytania Ofertowego będzie obejmował minimum następujące zagadnienia:

obszar I: marketing wizerunkowy
1. Opracowanie strategii marketingu wizerunkowego:
a) opracowanie identyfikacji wizualnej dla Podmiotów Ekonomii Społecznej/Przedsiębiorstw Społecznych rozumianej jako elementy, pozwalające pozytywnie wyróżnić organizację na tle innych podmiotów działających w środowisku lokalnym, tj. m.in.: opracowanie logo/logotypu, kolorystyki, rodzaju stosowanej w dokumentach czcionki, układu graficznego, materiałów informacyjno-promocyjnych (wizytówek, papieru firmowego, wzoru prezentacji, plakatu, ulotki, ogłoszenia, baneru itd.),
b) wykonanie audytu dotychczasowych działań marketingowych, w tym identyfikacji wizualnej oraz strony www.
2. Opracowanie kompleksowej strategii marketingowej dla PES/PS:
a) tworzenie nazw przedsiębiorstw, usług i produktów – wykonanie namingu,
b) stworzenie krótkich tekstów promujących działalność PES/PS – copywriting,
c) opracowanie kompleksowej strategii marketingowej obejmującej:
– komunikację w internecie,
– strategię strony www, strategię fanpage’a na portalach społecznościowych oraz komunikację z fanami, strategię mailingową),
– sposoby pozycjonowania strony www w wyszukiwarkach internetowych.
3. Stworzenie fanpage’a na portalach społecznościowych:
a) projekt graficzny,
b) uruchomienie fanpage’a,
c) posty startowe – przygotowanie grafiki, zamieszczenie.
4. Dokonanie diagnozy stanu obecnego PES/PS pod kątem budowy jego marki.
5. Dokonanie diagnozy stanu obecnego z uwzględnieniem metod komunikacji z otoczeniem (elementy reklamy i PR).
6. Udział w spotkaniach z zespołem projektowym, w tym z doradcami w celu analizy, planowania, monitoringu realizowanych działań, poza godzinami świadczonych usług.
7. Dyspozycyjność względem Zamawiającego w ciągu trwania projektu.
8. Spotkania w siedzibie Zamawiającego i na terenie subregionu poznańskiego.
9. Praca osób świadczących usługi jest monitorowana przez kluczowych doradców i kluczowych doradców biznesowych.
10. Inne zadania w obszarze tematycznym zlecone przez Zamawiającego określone w standardach OWES i/lub zgłoszone przez PES/PS.

obszar II: marketing IT związany z promocją w mediach elektronicznych
1. Stworzenie serwisu www portalu informacyjnego na temat działalności podmiotu:
a) pomoc w wyborze domeny, hostingu,
b) zaprojektowanie funkcjonalności serwisu oraz jego architektury,
c) tworzenie szablonu graficznego z dedykowaną grafiką dla strony głównej oraz podstron prezentujących działalność podmiotu, zawierającą treści informacyjne dla odbiorców, w tym odbiorców z niepełnosprawnościami (np. słabowidzących) oraz udostępniających materiały do pobrania,
d) stworzenie formularzy kontaktowych oraz osadzenie mapek Google na stronie,
e) zamieszczenie treści i materiałów na stronie,
f) uruchomienie strony,
g) przeszkolenie pracowników w zakresie administracji stroną internetową,
h) doradztwo w zakresie CMS.
2. Udział w spotkaniach z zespołem projektu, w tym doradcami w celu analizy, planowania, monitoringu realizowanych działań, poza godzinami świadczonych usług.
3. Dyspozycyjność względem Zamawiającego w ciągu trwania projektu.
4. Spotkania w siedzibie Zamawiającego i na terenie subregionu poznańskiego.
5. Praca osób świadczących usługi jest monitorowana przez kluczowych doradców i kluczowych doradców biznesowych.
6. Inne zadania w obszarze tematycznym określone w standardach OWES, zlecone przez Zamawiającego i/lub zgłoszone przez PES.

Wymienione powyżej zadania:
1. Będą wykonywane przez wybranego wykonawcę w okresie od dnia podpisania umowy nie później niż do dnia 31.08.2018 r. Liczba godzin świadczonych usług zostanie ustalona indywidualnie dla każdego z Wykonawców oraz określona zostanie przez Zamawiającego w umowie, przy czym ostateczna liczba godzin usług uzależniona jest od potrzeb zgłaszanych przez uczestników Projektu.
2. Będą wykonywane z zastosowaniem formy bezpośredniego kontaktu lub w uzasadnionych przypadkach za zgodą Zleceniodawcy – zdalnie (oświadczenie Oferenta).
3. Będą wykonywane z zachowaniem dostępności w ciągu 48 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego (oświadczenie Oferenta).
4. Zostaną uszczegółowione w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą po dokonaniu wyboru ofert.
5. Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie jedynie za faktycznie przeprowadzone usługi, rozumiane jako pojawienie się w miejscu i czasie wskazanym przez Zamawiającego celem świadczenia usługi. Zamawiający zastrzega, że czas dojazdu nie podlega wliczeniu do czasu świadczenia usługi. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługę bezpośrednio. Wykonawca korzysta z własnego środka transportu i pokrywa koszty z nim związane, a jego praca będzie poddana stałemu monitoringowi przez kadrę Projektu (oświadczenie Oferenta).
6. Wybrany Wykonawca będzie ponadto zobowiązany do kompletowania dokumentacji związanej ze zrealizowanymi usługami. Informacje na temat wymaganej dokumentacji zostaną uszczegółowione w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą po dokonaniu wyboru ofert (oświadczenie Oferenta).
7. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia osobiście (oświadczenie Oferenta).
8. Proces świadczenia usług musi rozpocząć się maksymalnie w ciągu 48 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego (oświadczenie Oferenta).
9. Pozostałe warunki dotyczące pełnienia funkcji doradcy w ramach OWES, będących przedmiotem niniejszego zapytania, określa dodatkowo Załącznik do Uchwały Komitetu Akredytacyjnego nr 3 działającego przy Ministrze Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 września 2014 pt. „Standardy Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej”.

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIANIA

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

obszar I: marketing wizerunkowy
a) Oferent posiada minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze świadczenia usług marketingowych
Sposób weryfikacji spełnienia warunku: kserokopie poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających posiadanie doświadczenia w świadczeniu usług marketingowych, tj. poświadczone za zgodność z oryginałem, np.: umowy o świadczenie usług doradczych, referencje, rekomendacje zawarte/wystawione w związku ze świadczeniem usług marketingowych lub inne dokumenty potwierdzające spełnienie kryterium,
b) dyspozycyjność do pełnienia usług doradczych – 48 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego. Sposób weryfikacji spełnienia warunku: oświadczenie Oferenta,
c) załączenie CV zawierającego zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Sposób weryfikacji spełnienia warunku: załącznik w postaci CV do formularza ofertowego oraz oświadczenie Oferenta.

Ww. kwalifikacje powinny zostać potwierdzone na podstawie wypełnionego Załącznika nr 1 (Część A i Część B) do Zapytania Ofertowego oraz załączonych kserokopii dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji zawartych w kopiach przedłożonych dokumentów poprzez żądanie przedstawienia oryginałów tych dokumentów do wglądu. Wymagana jest dyspozycyjność względem Zamawiającego i klienta korzystającego z usług.

Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia ww. warunków koniecznych skutkuje odrzuceniem oferty.

obszar II: marketing IT związany z promocją w mediach elektronicznych
a) Oferent posiada minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze świadczenia usług marketingowych
Sposób weryfikacji spełnienia warunku: kserokopie poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających posiadanie doświadczenia w świadczeniu usług marketingowych, tj. poświadczone za zgodność z oryginałem, np.: umowy o świadczenie usług marketingowych, referencje, rekomendacje zawarte/wystawione w związku ze świadczeniem usług marketingowych lub inne dokumenty potwierdzające spełnienie kryterium,
b) dyspozycyjność do pełnienia usług doradczych – 48 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego. Sposób weryfikacji spełnienia warunku: oświadczenie Oferenta,
c) załączenie CV zawierającego zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Sposób weryfikacji spełnienia warunku: załącznik w postaci CV do formularza ofertowego oraz oświadczenie Oferenta.
Ww. kwalifikacje powinny zostać potwierdzone na podstawie wypełnionego Załącznika nr 1 (Część A i Część B) do Zapytania Ofertowego oraz załączonych kserokopii dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji zawartych w kopiach przedłożonych dokumentów poprzez żądanie przedstawienia oryginałów tych dokumentów do wglądu.

Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia ww. warunków koniecznych skutkuje odrzuceniem oferty.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy ponadto:

1. Złożą kompletną i prawidłowo wypełnioną ofertę, na którą składają się dokumenty, o których mowa w pkt. IV.2 Zapytania Ofertowego (oświadczenie Oferenta).

2. Posiadają niezbędne kwalifikacje, uprawnienia i doświadczenie do wykonywania usług specjalistycznych, określone w Załączniku do Uchwały Komitetu Akredytacyjnego nr 3 działającego przy Ministrze Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 września 2014 pt. „Standardy Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej” oraz spełniają wymogi konieczne postawione w niniejszym zapytaniu (oświadczenie Oferenta).

3. Będą wykonywać zlecenie osobiście. W przypadku Oferentów prowadzących działalność gospodarczą należy załączyć potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię z odpowiedniej ewidencji podpisaną przez osobę/y upoważnioną (oświadczenie Oferenta).

4. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobowym niezbędnym do wykonania zamówienia (oświadczenie Oferenta).

5. Przedłożą życiorys zawodowy – CV (oświadczenie Oferenta).

6. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (oświadczenie Oferenta).

7. Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (oświadczenie Oferenta).

8. Deklarują gotowość do realizacji wskazanych zadań w terminach i wymiarze godzinowym uzgodnionych każdorazowo z Zamawiającym (oświadczenie Oferenta).

9. Nie są zatrudnieni w instytucjach uczestniczących w realizacji WRPO 2014+, tj. Instytucji Zarządzającej, chyba że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie (co zostanie ocenione przez Zamawiającego) (oświadczenie Oferenta).

10. Wpłacą WADIUM w wysokości 1000,00 PLN (słownie: tysiąc złotych 00/100) – oświadczenie Oferenta. Wadium należy wnieść do dnia 20.11.2017 r., godz. 10:00 na konto o numerze 85 1240 6625 1111 0010 5975 8810 prowadzone w Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna z dopiskiem: Wadium – Zapytanie ofertowe uzupełniające nr 3 z dnia 12.11.2017. Opis weryfikacji spełnienia warunku: liczy się data zaksięgowania wadium na rachunku bankowym Zamawiającego. Informacje dodatkowe:

– Oferent, którego oferta nie będzie w całości zabezpieczona wadium na warunkach określonych w Zapytaniu Ofertowym, zostanie odrzucony,
– wadia Oferentów, których oferty nie zostały wybrane jako najkorzystniejsze zostaną im zwrócone niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza w ramach Zapytania Ofertowego,
– wadium przepada na rzecz Zamawiającego, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy lub zawarcia umowy w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,
– wpłacone wadium stanowi zabezpieczenie warunków prawidłowej realizacji zamówienia i zostanie zwrócone Wykonawcy w ciągu 7 dni od zakończenia umowy i zdania poprawnej i pełnej dokumentacji.

Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia ww. warunków skutkuje odrzuceniem oferty.

IV. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na każdy z dwóch obszarów usług marketingowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych zgodnie z podziałem na dwa obszary usług marketingowych.

2. Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 (Część A i Część B) – uwaga przedstawiona wcześniej w kontekście nazwy załączników do Zapytania Ofertowego. Oświadczenia zawarte w Części B załącznika oraz kserokopie dokumentów poświadczających spełnienie kryteriów oraz inne wymagane załączniki są integralną częścią oferty i ich nie złożenie razem z ofertą skutkuje odrzuceniem oferty.

3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na komputerze lub odręcznie drukowanymi literami, niebieskim lub granatowym kolorem oraz powinna zawierać datę sporządzenia, miejsce oraz czytelny podpis Oferenta.

4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert uzupełniających.

5. Każda oferta musi zawierać imię i nazwisko, nazwę (jeśli dotyczy), tel./fax, e-mail, NIP i adres Oferenta. W przypadku działalności gospodarczej oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do występowania w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną, a do oferty musi zostać dołączony dokument wykazujący umocowanie takiej osoby do występowania w imieniu Oferenta.

6. Podpisane oferty należy złożyć w wersji papierowej w zaklejonej kopercie w siedzibie Zamawiającego lub wysłać na adres siedziby: Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych, ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań, z dopiskiem: „Doradztwo/usługi specjalistyczne – usługi marketingowe”.

V. KRYTERIA OCENY OFERTY
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria:

Obszar I: marketing wizerunkowy
a) cena brutto za godzinę świadczenia usługi marketingowej objętej zamówieniem,
b) praca na własnym sprzęcie i programach podczas wykonywania zamówienia.

Obszar II: marketing IT związany z promocją w mediach elektronicznych
a) cena brutto za godzinę świadczenia usługi marketingowej objętej zamówieniem,
b) praca na własnym sprzęcie i programach podczas wykonywania zamówienia.

VI. INFORMACJE O WAGACH PUNKTOWYCH LUB PROCENTOWYCH PRZYPISANYCH DO POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW OCENY OFERTY ORAZ OPIS SPOSOBU PRZYZNANIA PUNKTACJI ZA SPEŁNIENIE DANEGO KRYTERIUM OCENY

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:

Obszar I: marketing wizerunkowy
a) Cena brutto za godzinę świadczenia usługi marketingowej objętej zamówieniem. Waga kryterium: 90% (max. 90 punktów). Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
liczba punktów = (Cmin/Cof) x 90 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie. Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku.

b) Praca na własnym sprzęcie i programach podczas wykonywania zamówienia. Waga kryterium: 10% (max. 10 punktów). Punkty za kryterium „praca na własnym sprzęcie i programach” zostaną obliczone wg kryteriów spełnia/nie spełnia zgodnie z deklaracją Oferenta ujętą w załączniku nr 1.
Pozytywna deklaracja pracy na własnym sprzęcie i programach: 10 punktów
Negatywna deklaracja pracy na własnym sprzęcie i programach: 0 punktów.

Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku.

Obszar II: marketing IT związany z promocją w mediach elektronicznych
a) Cena brutto za godzinę świadczenia usługi marketingowej objętej zamówieniem. Waga kryterium: 90% (max. 90 punktów). Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
liczba punktów = (Cmin/Cof) x 90 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie. Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku.

b) Praca na własnym sprzęcie i programach podczas wykonywania zamówienia. Waga kryterium: 10% (max. 10 punktów). Punkty za kryterium „praca na własnym sprzęcie i programach” zostaną obliczone wg kryteriów spełnia/nie spełnia zgodnie z deklaracją Oferenta ujętą w załączniku nr 1.
Pozytywna deklaracja pracy na własnym sprzęcie i programach: 10 punktów
Negatywna deklaracja pracy na własnym sprzęcie i programach: 0 punktów.
Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku.

VII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY

a) oferta powinna zawierać proponowane wynagrodzenie, wyrażone w złotych polskich w kwocie brutto, tzn. powinno zawierać podatek VAT lub inne podatki i składki ubezpieczeniowe (w przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i nie posiadających innego zatrudnienia z tytułu umowy o pracę lub zlecenia),
b) cena w ofercie uwzględnia wszystkie zobowiązania, obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia,
c) cena w ofercie powinna zostać podana cyfrowo i słownie,
d) cenę należy wyrazić w jednostkach pieniężnych, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w walucie polskiej (zł).

VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Podpisane oferty należy złożyć w wersji papierowej w zaklejonej kopercie w siedzibie Zamawiającego lub wysłać na adres siedziby: Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych, ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań, z dopiskiem: „Doradztwo/usługi specjalistyczne – usługi marketingowe”.

2. Termin składania ofert upływa 20.11.2017 r. o godz. 10:00. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku wysyłki decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego wskazanej w pkt. 1.

3. Nie ma możliwości składania dokumentów w wersji elektronicznej.

IX. INFORMACJE NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA
W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału:

1. Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
– uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
– posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania:
– wyrządzili Zamawiającemu szkodę przez to, że nie wykonali lub nienależycie wykonali zobowiązanie chyba, że było to następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosił odpowiedzialności,
– uchylili się od podpisania umowy z Zamawiającym pomimo wyboru ich oferty,
– rozwiązali umowę z Zamawiającym.

3. Wykonawca nie może być osobą zatrudnioną w instytucjach uczestniczących w realizacji WRPO, tj. Instytucji Zarządzającej, chyba, że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie (co zostanie ocenione przez Zamawiającego).

X. OKREŚLENIE WARUNKÓW ZMIANY UMOWY
1. Informacje dotyczące przedmiotu zapytania:
a) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Zapytania Ofertowego na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny.

b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz stronie Zamawiającego: www.wrk.org.pl Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert.

c) Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru w ramach Zapytania Ofertowego po dwóch wykonawców usług marketingowych dla każdego z wyróżnionych obszarów usług marketingowych.

d) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany miesięcznego wolumenu godzin pracy Oferenta – Zamawiający ze swojej strony przy opisywaniu przedmiotu zamówienia dochował należytej staranności, jednakże wskazany powyżej element opisu jest niezależny od Zamawiającego, działającego w ramach Projektu i na rzecz beneficjenta projektu. Tym samym Zamawiający wyraźnie zastrzega, iż wielkość przedmiotu zamówienia może ulec zmianie z przyczyn od niego niezależnych, a wynikających z rzeczywistych potrzeb beneficjenta projektu.

e) w sytuacji wystąpienia zmiany parametru wskazanego przez Zamawiającego, a mającego wpływ na wartość oferty (ilość godzin) przed podpisaniem umowy znajdzie on swe odzwierciedlenie w stosownych zapisach przedłożonej do podpisu Wykonawcy umowy. W przypadku zmiany po podpisaniu umowy, zmiana taka będzie przedmiotem stosownego aneksu.

2. Informacje dotyczące umowy:
a) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny,

b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany warunków umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia Zapytania Ofertowego, w wyniku zmian w akredytacji, w projekcie, zmian w wytycznych, informacji uzyskanych w wyniku ewaluacji działań i innych przesłanek, które wpłyną korzystnie na realizację projektu.

c) Zamawiający zastrzega sobie ponadto możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach:
– wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie,
– zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy,
– powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.

3. Zamawiający na podstawie zapisów Wytycznych zastrzega sobie możliwość udzielenia dotychczasowemu Wykonawcy, wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności, zamówień uzupełniających o ile te zamówienia są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego, bez konieczności ponownego stosowania zasady konkurencyjności.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wymagania odnośnie kwalifikowalności wynagrodzenia Wykonawcy, które mogą ulec zmianie i muszą być zgodne ze statusem prawnym na dzień podpisania z nimi umów.

5. Zamawiający przewiduje karę umowną m.in. w przypadku nie wykonywania przez Wykonawcę zlecenia w sposób zgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności w szczególności nieuwzględniania dodatkowych wymagań Zamawiającego zgłaszanych podczas realizacji usług, dotyczących m.in. indywidualnych potrzeb uczestnika, programu, zawartości merytorycznej i sposobu ich prowadzenia, jakichkolwiek nieuzasadnionych opóźnień w dostarczaniu dokumentacji oraz informowaniu o nieobecnościach.

6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącenia naliczonych kar umownych z wadium i wynagrodzenia Wykonawcy.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie przyjęcia zawartości merytorycznej usługi w przypadku stwierdzenia niezgodności z przedmiotem umowy i indywidualnymi potrzebami uczestnika, braku rzetelności i uchybień ze strony Wykonawcy.

8. Złożenie oferty w ramach Zapytania Ofertowego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem powyższych zasad.

9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji cenowych z Oferentem.

XI. INFORMACJE O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
Informacja o wyniku postępowania zostanie zamieszczona na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz www.wrk.org.pl W sytuacji, gdy strona www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl nie będzie działała, informacja zostanie przekazana Oferentom, których Oferty zostały złożone w terminie i nie zostały wykluczone z postępowania. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.

XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. Zamawiający nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów przygotowania oferty.
2. W przypadku zaangażowania w realizację zadań w ramach innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Zamawiającego i innych podmiotów, bądź zawarcia więcej niż jednej umowy cywilno-prawnej w ramach niniejszego projektu, Wykonawca musi posiadać możliwość prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań wykonywanych na rzecz Zamawiającego. Łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Zamawiającego i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie. Limit zaangażowania zawodowego, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności:
– stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym,
– stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy). Wykonawca będzie składać godzinową ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów.
3. Termin związania ofertą wynosi: 60 dni od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ramach Zapytania Ofertowego.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z wybranym Oferentem w sytuacji przekroczenia kwoty przeznaczonej w budżecie Projektu na usługi w przypadku uzyskania przez Oferentów równej liczby punktów.
5. W razie wątpliwości i pytań prosimy o kontakt pod nr telefonu: 61 8530930, Justyna K. Ochędzan

 


 

Załączniki:

Zapytanie ofertowe uzupełniające nr 3 z dnia 12.11.2017

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego uzupełniającego nr 3 z dnia 12.11.2017

Komentarze

Obecnie nie ma żadnych komentarzy.

Dodaj komentarz

  imię *

  e-mail *