Poznań, dnia: 29.05.2018 r.
Zamawiający:
Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych
Bukowska 27/29, 60-501 Poznań
NIP: 7781127985
tel./ fax.: 61 62 32 145; 61 85 30 930
e-mail: monika.tomaszek@wrk.org.
Rozeznanie rynku na zakup usług związanych z przeprowadzeniem w ramach projektu pn. „Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej” Szkoły dla Menedżerów/ek (w szczególności dla liderów, kadry zarządzającej/kierowniczej), tj.:
1. Usług hotelowych (zakwaterowanie oraz wyżywienie),
2. Wynajmu sal szkoleniowych,
3.Usług cateringowych,
Realizowanych w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
(dalej jako: „Rozeznanie”)
Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Poznaniu (60-501), przy ul. Bukowskiej 27/29, posiadająca NIP: 7781127985, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców oraz rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000078889, której dokumentacja przechowywana jest przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (dalej jako: „Zamawiający”), realizująca projekt pn. „Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej” (dalej jako: „Projekt”) – stosując tzw. procedurę rozeznania rynku, o której mowa m.in. w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej jako: „Wytyczne”), zaprasza do przedstawienia ofert na realizację usług związanych z przeprowadzeniem w ramach Projektu Szkoły dla Menedżerów/ek (w szczególności dla liderów, kadry zarządzającej/kierowniczej),tj.:
1.Usług hotelowych (zakwaterowanie i wyżywienie),
2.Wynajmu sal szkoleniowych,
3.Usług cateringowych,
których łączna wartość nie przekracza 50.000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych i 00/100) netto.
Projekt jest realizowany w ramach poddziałania 7.3.2 Ekonomia społeczna – projekty konkursowe, Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2104-2020 (WRPO 2014+) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
1.Zamawiający
Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych
Bukowska 27/29, 60-501 Poznań
NIP: 7781127985
KRS 0000078889
tel./ fax.: 61 62 32 145; 61 85 30.
2. Nazwa projektu
„Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej”
3. Opis przedmiotu oraz zakres zamówienia
Przedmiotem rozeznania rynku jest zakup usług związanych z przeprowadzeniem w ramach Projektu Szkoły dla Menedżerów/ek (w szczególności dla liderów, kadry zarządzającej/kierowniczej), tj.:
1. Zamówienie nr 1 – Usługi hotelowe – zakwaterowanie/nocleg oraz wyżywienie osób biorących udział w zjazdach szkoleniowych w ramach Szkoły Menedżerów/ek:
Na przedmiotową usługę składa się zapewnienie zakwaterowania/noclegu oraz wyżywienia (w postaci śniadań i kolacji) osób biorących udział w zjazdach szkoleniowych odbywających się w ramach Szkoły Menedżerów/ek, w terminach i liczbach wskazanych przez Zamawiającego, przypadających w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r., przy czym:
a) Zamawiający w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. planuje przeprowadzenie 3 (słownie: trzech) cyklów Szkoły dla Menedżerów/ek, gdzie każdy z 3 (słownie: trzech) cyklów Szkoły dla Menedżerów/ek będzie składał się z 3 (słownie: trzech) dwudniowych zjazdów szkoleniowych, tj. łącznie 9 (słownie: dziewięć) dwudniowych zjazdów szkoleniowych, trwających łącznie 18 dni w okresie wskazanym powyżej;
b) Zamawiający szacuje, iż w każdym zjeździe szkoleniowym, o którym mowa w lit. a)-powyżej będzie brało od 10 do 15 uczestników i trener;
c) Zamawiający szacuje, iż każdy z uczestników (w tym trener), o których mowa w lit. b-powyżej, w ramach każdego ze zjazdów szkoleniowych, o których mowa w lit. a-powyżej, będzie korzystał z:
- usługi zapewnienia zakwaterowania/noclegu, tj. łącznie w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. Zamawiający szacuje realizację usługi zapewnienia zakwaterowania/noclegu, łącznie dla od 90 do 135 uczestników, w tym 1 trenera podczas 9 (słownie: dziewięciu) zjazdów szkoleniowych (średnio: zapewnienie usługi zakwaterowania/noclegu dla od 10 do 15 uczestników, w tym 1 trenera, podczas każdego z 9 dwudniowych zjazdów szkoleniowych odbywających się w okresie od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.);
- usługi zapewnienia wyżywienia w postaci śniadań i kolacji, tj. łącznie w okresie od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. Zamawiający szacuje realizację usługi zapewnienia wyżywienia w postaci śniadań i kolacji, tj. łącznie dla od 90 do 135 uczestników, w tym 1 trenera podczas 9 (słownie: dziewięciu) zjazdów szkoleniowych (średnio: zapewnienie wyżywienia w postaci śniadań i kolacji dla od 10 do 15 uczestników, w tym 1 trenera podczas każdego z 9 zjazdów szkoleniowych, odbywających się w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.) – podczas każdego z 9 zjazdów szkoleniowych dla uczestników szkolenia będzie serwowane 1 kolacja (w pierwszy dzień zjazdu) i 1 śniadanie (w drugi dzień zjazdu);
Zamawiający zastrzega, iż informacje wskazane w lit. a-d-powyżej stanowią jedynie szacowany przez Zamawiającego zakres zamówienia, którego wielkość może ulec zmianie w zależności od potrzeb zgłaszanych przez uczestników zjazdów szkoleniowych (w tym trenerów) Szkoły dla Menedżerów/ek;
d) noclegi dla uczestników zjazdów (niebędących trenerami) powinny być zapewnione w pokojach dwuosobowych
e) noclegi dla uczestników będących trenerami powinny zostać zapewnione w pokojach jednoosobowych;
f) hotel powinien zapewnić dla wszystkich uczestników (w tym trenera) miejsca noclegowe, w tym dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, o standardzie nie mniejszym niż z kategorią *** przyznaną zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), posiadające między innymi: TV, bezpłatny dostęp do Internetu oraz łazienkę wyposażoną w umywalkę, toaletę, wannę lub prysznic;
g) budynek hotelu, w którym przeprowadzone zostaną szkolenia będzie zlokalizowany w odległości maksymalnie 30 km (liczone na podstawie google.maps.pl) od siedziby Zamawiającego tj. Wielkopolskiej Rady Koordynacyjnej Związku Organizacji Pozarządowych (ul .Bukowska 27/29. 60-501 Poznań);
h) w ramach realizacji usług związanych z zapewnieniem wyżywienia w postaci śniadań i kolacji dla uczestników Szkoły dla Menedżerów wybrany Wykonawca będzie zobowiązany dla zapewnienia posiłków (śniadań i kolacji) w budynku, w którym uczestnicy danego zjazdu będą zakwaterowani, gdzie:
- śniadania i kolacje będą składały się co najmniej z świeżych wędlin, serów, warzyw, owoców, pieczywa, dodatków do pieczywa (różne rodzaje),kawy (rozpuszczalnej i sypanej) herbaty (czarnej, zielonej, owocowej),
- ilość produktów dostarczanych podczas każdego śniadania i kolacji będzie adekwatna do liczby uczestników danego zjazdu szkoleniowego korzystających z przedmiotowej usługi,
- w ramach każdego z posiłków (tj. śniadań i kolacji) powinna zostać zapewniona możliwość spożycia dania wegetariańskiego,
- śniadania i kolacje podczas każdego zjazdu zostaną podane na zastawie porcelanowej,
- śniadania i kolacje podczas każdego zjazdu szkoleniowego zostaną podane w postaci stołu szwedzkiego.
Zmawiający w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia będzie potwierdzał drogą elektroniczną informacje w przedmiocie:
1.terminów zjazdów szkoleniowych,
2.liczby uczestników, w tym trenera danego zjazdu szkoleniowego odbywającego się w ramach Szkoły dla Menedżerów/ek,z jednoczesnym wskazaniem liczby uczestników, w tym trenera, którzy będą korzystali z usługi zapewnienia wyżywienia w postaci śniadań i kolacji
na co najmniej 1 dzień przed planowanym terminem danego zjazdu szkoleniowego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia łącznej liczby noclegów oraz wyżywienia 1 dzień przed terminem danego zjazdu szkoleniowego o maksymalnie 2 uczestników w odniesieniu do pierwotnie zgłoszonego zamówienia. Zamawiający nie będzie ponosił kosztów związanych z wynagrodzeniem za dodatkowe usługi świadczone przez wykonawcę w ramach przedmiotowej usługi na rzecz uczestników zjazdów szkoleniowych, w szczególności: koszty korzystania z bufetu znajdującego się w pokojach hotelowych (minibar), koszty telekomunikacyjne, koszty pralni. Przedmiotowe koszty będą ponoszone bezpośrednio przez uczestników szkoleń, o czym zostaną oni powiadomieni przez Zamawiającego.
2.Zamówienie nr 2 – Wynajem sal szkoleniowych na potrzeby przeprowadzenia szkoleń w ramach Szkoły dla Menedżerów/ek
Na przedmiotową usługę składa się wynajem 1 (słownie: jednej) sali szkoleniowej w celu przeprowadzenia 18 szkoleń odbywających się w ramach Szkoły dla Menedżerów/ek, przy czym każde ze szkoleń będzie odbywało się w innym dniu (tj. łącznie wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do wynajmu 1 sali szkoleniowej przez 18 dni na potrzeby przeprowadzenia 18 szkoleń), w terminach wskazanych przez Zamawiającego, przypadających od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018 r., przy założeniu, że:
a) szkolenia będą realizowane w dni robocze oraz weekendy (w sumie przez 18 dni, obejmujących po 8 godzin szkoleniowych korzystania z 1 sali szkoleniowej);
b) każde szkolenie będzie realizowane dla grupy od 10 do 15 osób;
c) sale szkoleniowe, w których odbędą się szkolenia powinny być zlokalizowane na terenie hotelu;
d) sale szkoleniowe, w których odbędą się szkolenia powinny być przystosowane do kształcenia osób dorosłych oraz być wyposażone w: dostęp do naturalnego dziennego oświetlenia, klimatyzację, dostęp do Internetu (Wi-Fi), rzutnik multimedialny (opcjonalnie), ekran, tablicę flipchartową z zapasem kartek i flamastrami, stolik i krzesło dla trenera;
e) na drzwiach sali szkoleniowej musi istnieć możliwość przywieszenia informacji o odbywającym się szkoleniu i o jego współfinansowaniu z EFS.
f) sale szkoleniowe, w których odbędą się szkolenia nie mogą stanowić zaadoptowanego w tym celu pokoju hotelowego;
g) sale szkoleniowe, w których odbędą się szkolenia powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych;
h) sale szkoleniowe, w których odbędą się szkolenia powinny być dostosowane do każdorazowej liczby uczestników szkolenia oraz powinny być wyposażone w odpowiednią do tego celu liczbę stołów oraz krzeseł.
W trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy drogą elektroniczną informacje w przedmiocie terminu wynajmu sali szkoleniowej, przypadającego w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany każdego z terminów wynajęcia sali szkoleniowej najpóźniej na 1 dzień przed planowaną datą rozpoczęcia szkolenia. Wykonawca winien zapewnić możliwość realizacji każdego ze szkoleń zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2014+, w szczególności powinien wyrazić zgodę na odpowiednie oznakowanie sali szkoleniowej, w której odbędą się szkolenia oraz wyrazić zgodę na utrwalanie przebiegu szkolenia w postaci fotografii.
3.Zamówienie nr 3 – Usługi cateringowe – zapewnienie wyżywienia w postaci obiadu i serwisu kawowego dla osób biorących udział w szkoleniach w ramach Szkoły dla Menedżerów/ek
Na przedmiotową usługę składa się zapewnienie wyżywienia w postaci obiadu i serwisu kawowego osób biorących udział w zjazdach szkoleniowych odbywających się w ramach Szkoły dla Menedżerów/ek w terminach i liczbach wskazanych przez Zamawiającego przypadających od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r., przy czym:
a) Szkoła dla Menedżerów/ek będzie odbywać się w hotelu zlokalizowanym w odległości maksymalnie 30 km (liczone na podstawie gogle.maps.pl) od siedziby Zamawiającego, tj. Wielkopolskiej Rady Koordynacyjnej Związku Organizacji Pozarządowych (ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań) – wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usługi w miejscu realizacji szkoleń;
b) Zamawiający w okresie od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. planuje przeprowadzenie 3 (słownie: trzech) cyklów Szkoły dla Menedżerów/ek, gdzie każdy z 3 (słownie: trzech) cyklów Szkoły dla Menedżerów/ek będzie składał się z 3 (słownie: trzech) dwudniowych zjazdów szkoleniowych, tj. łącznie 9 (słownie: dziewięć) dwudniowych zjazdów szkoleniowych w okresie wskazanym powyżej;
c) Zamawiający szacuje, iż w każdym zjeździe, o którym mowa w lit. b)-powyżej będzie brało od 10 do 15 uczestników i 1 trener;
d) Zamawiający szacuje, iż każdy z uczestników i trener, o których mowa w lit. c)-powyżej, w ramach każdego ze zjazdów szkoleniowych, o których mowa w lit. b)-powyżej, będzie korzystał z usługi zapewnienia wyżywienia:
- w postaci obiadu, tj. łącznie w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. Zamawiający szacuje realizację usługi zapewnienia wyżywienia w postaci obiadu łącznie dla od 90 do 135 uczestników i 1 trenera podczas 9 (słownie: dziewięciu) zjazdów szkoleniowych (średnio: zapewnienie wyżywienia w postaci obiadów dla od 10 do 15 uczestników i 1 trenera podczas każdego z 9 zjazdów szkoleniowych odbywających się w okresie od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.)– podczas każdego z 9 zjazdów szkoleniowych dla uczestników szkolenia będzie serwowane 18 obiadów (w każdy dzień zjazdu szkoleniowego 1 obiad);
- w postaci serwisu kawowego, tj. łącznie od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r. Zamawiający szacuje realizację usługi zapewnienia wyżywienia w postaci serwisu kawowego łącznie dla od 90 do 135 uczestników i 1 trenera podczas 9 (słownie: dziewięciu) zjazdów szkoleniowych (średnio: zapewnienie wyżywienia w postaci serwisu kawowego dla od 10 do 15 uczestników i 1 trenera podczas każdego z 9 zjazdów szkoleniowych odbywających się w okresie od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.) – podczas każdego z 9 zjazdów szkoleniowych dla uczestników szkolenia będzie serwowanych 27 przerw kawowych, tj. 2 w pierwszy dzień zjazdu, 1 w drugi dzień zjazdu.
Posiłki (obiad i serwis kawowy) dla uczestników zjazdów szkoleniowych powinny być zapewnione w budynku, w którym uczestnicy danego zjazdu szkoleniowego będą zakwaterowani.
Na serwis kawowy składają się dostarczone w postaci odpowiedniej ilości do liczby uczestników zjazdów szkoleniowych: kawa, herbata, woda, soki oraz ciasta lub ciastka i 3 rodzaje owoców, cukier, mleko/śmietanka, cytryna.
Ponadto wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia w każdym dniu szkolenia ciągłego dostępu do serwisu kawowego (tj. dostępność przez czas trwania szkoleń).
Każdy z obiadów powinien składać się z dwóch gorących dań oraz napoju. W ramach obiadu powinna zostać zapewniona możliwość spożycia dania wegetariańskiego. Zamawiający powinien otrzymać na minimum 2 dni przed terminem danego zjazdu szkoleniowego menu na każdy dzień zjazdu szkoleniowego.
Obiady oraz serwis kawowy podczas każdego zjazdu szkoleniowego zostaną podane na zastawie porcelanowej. Serwis kawowy podczas każdego zjazdu szkoleniowego zostanie podany w postaci stołu szwedzkiego.
Zamawiający w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia będzie potwierdzał drogą elektroniczną informacje w przedmiocie:
1. terminów zjazdów szkoleniowych, podczas których będzie realizowana usługa cateringowa,
2. liczby uczestników i 1 trenera danego zjazdu szkoleniowego odbywającego się w ramach Szkoły dla Menedżerów/ek z jednoczesnym wskazaniem liczby uczestników i 1 trenera, którzy będą korzystali z usługi cateringowej,
na co najmniej 1 dzień przed planowanym terminem zjazdu szkoleniowego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia łącznej liczby posiłków oraz serwisów kawowych na 1 dzień przed planowanym terminem danego zjazdu szkoleniowego o maksymalnie 2 uczestników w odniesieniu do pierwotnie zgłoszonego zamówienia.
4.Termin wykonania zamówienia
1. Usługi hotelowe (zakwaterowanie i wyżywienie) – od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.
2. Wynajem sal szkoleniowych – od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.
3. Usługi cateringowe – od daty podpisania umowy do 31 sierpnia 2018r.
5. Przygotowanie formularza ofertowego
Oferent, który jest zainteresowany realizacją opisanych wyżej zamówień (jednego, dwóch lub trzech) powinien przygotować i złożyć u Zamawiającego w sposób opisany poniżej formularz rozeznania cenowego stanowiący załącznik nr 1 do Rozeznania. W formularzu rozeznania cenowego należy podać:
1. w odniesieniu do Zamówienia nr 1 – cenę brutto oraz cenę netto za realizację usługi zapewnienia zakwaterowania/noclegu oraz wyżywienia (w postaci śniadań i kolacji) jednego uczestnika biorącego udział w jednym zjeździe szkoleniowym odbywającym się w ramach Szkoły Menedżerów/ek, świadczonej na warunkach opisanych w Zamówieniu nr 1;
2. w odniesieniu do Zamówienia nr 2 – cenę brutto oraz cenę netto za realizację usługi wynajmu jednej sali szkoleniowej przez jeden dzień na potrzeby przeprowadzenia szkoleń w ramach Szkoły Menedżerów/ek, świadczonej na warunkach opisanych w Zamówieniu nr 2;
3. w odniesieniu do Zamówienia nr 3 – cenę brutto oraz cenę netto za realizację usługi cateringowej polegającej na zapewnieniu wyżywienia w postaci obiadu i serwisu kawowego dla jednego uczestnika przez jeden dzień zjazdu szkoleniowego odbywającego się w ramach Szkoły Menadżerów/ek, świadczonej na warunkach opisanych w Zamówieniu nr 3.
Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności objętych zamówieniem oraz uwzględniać wszelkie koszty związane z jego realizacją. Cenę należy wyrazić w jednostkach pieniężnych, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w walucie polskiej (zł).
W formularzu rozeznania cenowego należy wskazać nazwę i adres Oferenta. Formularz rozeznania cenowego musi być podpisany przez osobę/-y uprawnioną/-ne lub upoważnioną/-ne do występowania w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną, a do oferty musi zostać dołączony dokument wykazujący umocowanie takiej osoby do występowania w imieniu Oferenta.
Formularz rozeznania cenowego – sporządzony według wzoru, stanowiącego załącznik nr 1 do Rozeznania, w języku polskim, w sposób czytelny, należy złożyć do dnia 06.06.2018r.:
- osobiście w siedzibie Zamawiającego (Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych, ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań) lub
- kurierem lub przesyłką pocztową na adres siedziby Zamawiającego (Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych, ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań) – w godzinach otwarcia biura Zamawiającego, tj. w poniedziałki, środy, piątki w godzinach 8-16, we wtorki i czwartki 10-18 lub
- w formie elektronicznej na adres: monika.tomaszek@wrk.org.pl
Formularze, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie, nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.
6. Informacje na temat zamówienia objętego Rozeznaniem:
Ewentualne dodatkowe informacje udzielane są przez Monikę Tomaszek:
- telefonicznie, pod numerem: 61 85 30 930 lub 61 62 32 145
- e-mailowo pod adresem: monika.tomaszek@wrk.org.pl
Zamawiający zastrzega, iż:
1.Niniejsza informacja nie stanowi oferty w myśl art.66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r.-Kodeks cywilny (Dz.U.1964 nr 16 poz.93, z późn.zm), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2004 nr 19 poz.1777, z późn.zm.),
2. Niniejsza informacja ma na celu wyłącznie rozeznanie rynku, tj. ustalenie kręgu potencjalnych wykonawców mogących wykonać opisane powyżej zamówienia oraz uzyskanie wiedzy nt. realizacji kosztów zamówień.
Załączniki:
