Poznań, 23.06.2016r.
Zamawiający:
Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych
60-501 Poznań, ul. Bukowska 27/29
tel: 61 85 30 930
www.wrk.org.pl
e-mail: biuro@wrk.org.pl
NIP: 778-11-27-985
Osoba do kontaktu ws. zamówienia: Marcin Wewióra
tel: 61 85 30 930/e-mail: biuro@wrk.org.pl
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1 z dnia 23 czerwca 2016
Procedura prowadzona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020.
W związku z realizacją projektu „Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej” w ramach Poddziałania 7.3.2 Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (WRPO 2014+) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zwracamy się z prośbą o przedstawienie następującej oferty składającej się z czterech części:
- Sprzedaż i dostarczenie sprzętu komputerowego – 10 laptopów razem z oprogramowaniem i pakietem biurowym.
- Sprzedaż i dostarczenie urządzenia wielofunkcyjnego sztuk 1 wraz z materiałami eksploatacyjnymi [tonery i bębny].
- Sprzedaż i dostarczenie niszczarki biurowej sztuk 1.
- Sprzedaż i dostarczenie rzutników multimedialnych sztuk 2.
Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru Wykonawcy do każdej z czterech części zapytania odrębnie.
I. Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie powyżej 50 tys. PLN netto udzielone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Niniejsze zapytanie jest również dostępne w siedzibie Zamawiającego w Poznaniu przy ul. Bukowskiej 27/29 oraz na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz na stronie internetowej Zamawiającego www.wrk.org.pl. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego – Poddziałanie 7.3.2.
II. Opis przedmiotu zamówienia
CPV: 30213100-6 Komputery przenośne
CPV: 30232110-8 Urządzenie wielofunkcyjne
CPV: 301251110-5 Tonery do drukarek
CPV: 30124300-7 Bębny do maszyn biurowych
CPV: 32322000-6 Rzutnik multimedialny
CPV: 30191400-8 Niszczarka dokumentów
III. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy:
1/ Złożą kompletną i prawidłowo wypełnioną ofertę, na którą składają się dokumenty, o których mowa w pkt. IV pkt.2 niniejszego zapytania.
2/ Mają osobowość prawną i prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym zapytaniem.
3/ Są w stanie dostarczyć Zamawiającemu sprzęt wg następującej specyfikacji:
1. Wymogi konieczne dotyczące sprzętu komputerowego:
pojemność dysku min. 500 GB
zainstalowana pamięć 8 GB
przekątna ekranu 13,3 cali
rozdzielczość min. 1366×768
powłoka ekranu matowa
interfejsy/komunikacja: min. 2x USB, 1x DC-In (wejście zasilania)
złącza Audio/Video: wyjście słuchawkowe/wejście mikrofonowe, VGA (D-SUB) lub HDMI + przejściówka do D-SUB lub mini DisplayPort/Thunderbold oraz przejściówka do HDMI + przejściówka do D-SUB
bezprzewodowa karta sieciowa
czytnik kart pamięci
zainstalowany system operacyjny: Microsoft Windows 7 Professional lub Microsoft 8.1 Pro, wersja językowa: Polska
pakiet aplikacji biurowych: Microsoft 2013/2016 Home&Business PL, wersja językowa polska, licencja bezterminowa
2. Wymogi konieczne dotyczące urządzenia wielofunkcyjnego:
technologia druku: laserowa, monochromatyczna, czarno-biała, kolor
format wydruku: A4, A5, B5, A3
szybkość kopiowania/druku A4 w czerni/kolorze – 22 strony na minutę
czas oczekiwania na pierwszą stronę kopię/wydruk w czerni/kolorze – czerń do 6.9 sekund/kolor do 8.3 sekund
rozdzielczość druku: 1800x600dpi, 1200x1200dpi
rozdzielczość kopiowania, skanowania, faksu: 600×600 dpi
szybkość skanowania 80 stron/minutę
format pliku zawierający zeskanowany obraz: PDF, JPG, TIFF
pamięć faksu: 250 stron
pamięć systemowa: 2048 MB
twardy dysk: 250 GB
dopuszczalna gramatura papieru: 52-300g/m2
kasety na papier: 2×500 arkuszy
automatyczny podajnik dokumentów: 100 arkuszy
druk dwustronny
opcje skanowania: jednostronne, dwustronne z automatycznego podajnika dokumentów do folderu, do wiadomości e-mail
interfejsy: 10/100/1,000-Base-T-Ethernet: USB 2.0
systemy operacyjne: Windows 8 (32/64 bit), Windows 7 (32/64 bit) Windows Vista (32/64 bit), Windows XP (32/64 bit), Linux
Wymogi konieczne dotyczące materiałów eksploatacyjnych [toner i bęben] do zaproponowanego urządzenia wielofunkcyjnego:
wydajność tonera czarnego: 27 000 stron
wydajność tonera kolorowego: 25 000 stron
wydajność bębna/ czarny: 70 000 stron
wydajność bębna/ kolor: 55 000 stron
3. Wymogi konieczne dotyczące niszczarki biurowej:
ilość niszczonych kartek 8-10
rodzaj cięcia ścinki
niszczy: papier, płyty CD, spinacze, zszywki
4. Wymogi konieczne dotyczące rzutników multimedialnych:
typ matrycy LCD lub DLP
jasność min 2000 AN SI lumen
rozmiar projekcji 30 cale – 300 cale
współczynnik kontrastu 10 000:1
wejście: HDMI, VGA (D-Sub 15 pin), S-Video (mini DIN), wejście kompozytowe, wejście liniowe audio, USB
rozdzielczość bazowa XGA (1024×768) lub wyższa
waga maks 2,5 kg
inne: kabel VGA, kabel HDMI, kabel zasilający, torba, pilot
IV. Opis przygotowania oferty
- Oferent może złożyć kilka ofert częściowych.
- Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 (Część A i Część B) do niniejszego zapytania. Oświadczenia zawarte w Części B załącznika są integralną częścią oferty i ich nie złożenie razem z ofertą skutkuje odrzuceniem oferty.
- Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na komputerze lub odręcznie drukowanymi literami, niebieskim lub granatowym kolorem oraz powinna zawierać datę sporządzenia, miejsce oraz czytelny podpis Oferenta.
- Jest dopuszczalne składanie ofert częściowych. Nie jest możliwe składanie ofert wariantowych lub uzupełniających.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru Wykonawcy do każdej z czterech części zapytania odrębnie.
- Każda oferta musi zawierać nazwę oferenta, tel./fax, e-mail, NIP, adres oferenta oraz imię osoby do kontaktu ze strony oferenta. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do występowania w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną. Jako dowód prowadzenia działalności gospodarczej oferent wraz z ofertą przedłoży dokument ze stosownej ewidencji potwierdzony za zgodność z oryginałem.
- Podpisane oferty należy złożyć w wersji papierowej w zaklejonej kopercie w siedzibie Zamawiającego lub wysłać na adres siedziby: Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych, ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań, z dopiskiem: ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 z dnia 23 czerwca 2016 lub wysłać na adres mailowy:biuro@wrk.org.pl. W tytule maila proszę wpisać ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 z dnia 23 czerwca 2016. Oferenci, którzy złożą ofertę drogą elektroniczną zobowiązani są również do dostarczenia oferty w wersji papierowej w terminie wskazanym w zapytaniu z dopiskiem ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 z dnia 23 czerwca 2016.
Oferty, które wypłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
V. Kryteria oceny oferty
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria:
- Sprzedaż i dostarczenie sprzętu komputerowego – 10 laptopów razem z oprogramowaniem i pakietem biurowym:
a/ cena brutto za jedną sztukę
b/ czas pracy na baterii
c/ okres gwarancji
d/ rodzaj gwarancji
- Sprzedaż i dostarczenie urządzenia wielofunkcyjnego – szt. 1 wraz z materiałami eksploatacyjnymi
a/ cena brutto urządzenia wielofunkcyjnego
b/okres gwarancji
c/ serwis gwarancyjny i pogwarancyjny
d/ cena brutto tonerów za sztukę [czarno-biały i kolor] do zaproponowanego modelu
e/ cena brutto bębnów za sztukę [ czarno-biały i kolor] do zaproponowanego modelu
- Sprzedaż i dostarczenie niszczarki biurowej szt. 1
a/cena brutto
b/ gwarancja na urządzenie
c/ gwarancja na noże
- Sprzedaż i dostarczenie rzutników multimedialnych szt. 2
a/cena brutto za jedną sztukę
b/ żywotność lampy [tryb normalny]
c/ maksymalny poziom hałasu [tryb normalny]
d/ okres gwarancji
VI. Informacje o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:
- Sprzedaż i dostarczenie sprzętu komputerowego – 10 laptopów razem z oprogramowaniem i pakietem biurowym:
a/ cena brutto za jedną sztukę – waga kryterium 50% (50pkt) wg następującego wzoru: (Cmin/Cof) x 50 punktów
b/ czas pracy na baterii – waga kryterium 15% (15pkt)
od 0 do 5 godzin: 0pkt
powyżej 5 godzin: 15pkt
c/ okres gwarancji – waga kryterium 15% (15pkt)
do 12 miesięcy: 0pkt
powyżej 12 miesięcy i więcej: 15pkt
d/ rodzaj gwarancji – waga kryterium 20% (20pkt)
dostarczenie do dostawcy/producenta [ang. Collect and return] 5pkt
naprawa na miejscu [ang. On site] 10pkt
naprawa na miejscu w ciągu kolejnego dnia roboczego [ang. Next business Day] 20pkt
- Sprzedaż i dostarczenie urządzenia wielofunkcyjnego – szt. 1 wraz z materiałami eksploatacyjnymi do zaproponowanego modelu:
a/ cena brutto urządzenia wielofunkcyjnego – waga kryterium 50% (50pkt) wg następującego wzoru: (Cmin/Cof) x 50 punktów
b/okres gwarancji – waga kryterium 15% (15pkt)
od 24 miesięcy ale poniżej 36 miesięcy: 5pkt
36 miesięcy i więcej: 15pkt
c/ serwis gwarancyjny i pogwarancyjny – waga kryterium 15% (15pkt)
bez opcji Door to door: 0pkt
z opcją Door to door: 15pkt
d/ cena tonerów za sztukę [czarno-biały i kolor] do zaproponowanego modelu – waga kryterium 10% (10pkt) wg następującego wzoru: (Cmin/Cof) x 10 punktów
b/ cena bębnów za sztukę [ czarno-biały i kolor] do zaproponowanego modelu – waga kryterium 10% (10pkt) wg następującego wzoru: (Cmin/Cof) x 10 punktów
- Sprzedaż i dostarczenie niszczarki biurowej szt. 1
a/cena brutto – waga kryterium 70% (70pkt) wg następującego wzoru: (Cmin/Cof) x 70 punktów
b/ gwarancja na urządzenie – waga kryterium 15% (15pkt)
od 12 miesięcy ale poniżej 24 miesięcy: 0pkt
24 miesiące i więcej: 15pkt
c/ gwarancja na noże – waga kryterium 15% (15pkt)
od 36 miesięcy ale poniżej 48 miesięcy: 0pkt
48 miesięcy i więcej: 15pkt
- Sprzedaż i dostarczenie rzutników multimedialnych szt. 2
a/cena brutto za jedną sztukę – waga kryterium 70% (70pkt) wg następującego wzoru: (Cmin/Cof) x 70 punktów
b/ żywotność lampy [tryb normalny] – waga kryterium 10% (10pkt)
poniżej 4000 godzin: 0pkt
4000 godzin i więcej: 10pkt
c/ maksymalny poziom hałasu [tryb normalny] – waga kryterium 10% (10pkt)
powyżej 37db: 0pkt
poniżej 37db: 10pkt
d/ okres gwarancji – waga kryterium 10% (10pkt)
od 12 miesięcy ale poniżej 24 miesięcy: 0pkt
24 miesiące i więcej: 10pkt
VII. Opis sposobu obliczania ceny
1/ Punkty za kryterium „cena brutto” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
- Sprzedaż i dostarczenie sprzętu komputerowego – 10 laptopów razem z oprogramowaniem i pakietem biurowym
Liczba punktów= (Cmin/Cof) x 50 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena brutto spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie
- Sprzedaż i dostarczenie urządzenia wielofunkcyjnego
Cena brutto urządzenia wielofunkcyjnego
Liczba punktów=(Cmin/Cof) x 50 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena brutto spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie
Cena brutto tonerów za sztukę [czarno-biały i kolor] do zaproponowanego urządzenia
Liczba punktów=(Cmin/Cof) x 10 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena brutto spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie
Cena brutto bębnów za sztukę [czarno-biały i kolor] do zaproponowanego urządzenia
Liczba punktów=(Cmin/Cof) x 10 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena brutto spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie
- Sprzedaż i dostarczenie niszczarki biurowej
Liczba punktów=(Cmin/Cof) x 70 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena brutto spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie
4. Sprzedaż i dostarczenie rzutników multimedialnych
Liczba punktów=(Cmin/Cof) x 70 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena brutto spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie
2/ Cena w ofercie uwzględnia wszystkie zobowiązania, obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz koszty dostarczenia sprzętu.
3/ Cena w ofercie powinna zostać podana cyfrowo i słownie.
4/ Cenę należy wyrazić w jednostkach pieniężnych, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w walucie polskiej (zł).
5/ Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z oferentem w celu uzyskania ceny przewidzianej w ramach budżetu projektu.
VIII. Termin składania ofert
- Podpisane oferty należy złożyć w wersji papierowej w zaklejonej kopercie w siedzibie Zamawiającego lub wysłać na adres siedziby: Wielkopolska Rada Koordynacyjna Związek Organizacji Pozarządowych, ul. Bukowska 27/29, 60-501 Poznań, z dopiskiem: ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 z dnia 23 czerwca 2016 lub przesłać w wersji elektronicznej na adres: biuro@wrk.org.pl. W tytule maila proszę wpisać ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 z dnia 23 czerwca 2016. Oferty przesłane drogą elektroniczną należy jednocześnie dostarczyć na adres siedziby Zamawiającego w wersji papierowej w zaklejonej kopercie z dopiskiem: ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 z dnia 23 czerwca 2016 w terminie podanym w punkcie VIII pkt. 2.
-
- Termin składania ofert upływa 1 lipca 2016 o godzinie 11.00. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku wysyłki decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego.
IX. Informacje na temat zakresu wykluczenia
W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału:
- Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
- Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania:
1) wyrządzili Zamawiającemu szkodę przez to, że nie wykonali lub nienależycie wykonali zobowiązanie chyba, że było to następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosił odpowiedzialności;
2) uchylili się od podpisania umowy z Zamawiającym pomimo wyboru ich oferty.
- Wykonawca nie może być osobą zatrudnioną w instytucjach uczestniczących w realizacji WRPO, tj. Instytucji Zarządzającej, chyba że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie (co zostanie ocenione przez Zamawiającego).
X. Określenie warunków zmiany umowy
- Informacje dotyczące przedmiotu zapytania:
1) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny.
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz na stronie Zamawiającego: www.wrk.org.pl Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert.
3) Podana przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym wielkość przedmiotu zamówienia (ilość, specyfikacja)ma charakter szacunkowy, wskazany w celu sporządzenia przez Wykonawcę oferty.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany wielkości zamówienia.
4) Zamawiający ze swojej strony przy opisywaniu przedmiotu zamówienia dochował należytej staranności, jednakże wskazany powyżej element opisu jest niezależny od Zamawiającego, działającego w ramach projektu i na rzecz beneficjenta projektu. Tym samym Zamawiający wyraźnie zastrzega, iż wielkość przedmiotu zamówienia może ulec zmianie z przyczyn od niego niezależnych, a wynikających z rzeczywistych potrzeb beneficjenta projektu.
5) W sytuacji wystąpienia zmiany parametru wskazanego przez Zamawiającego, a mającego wpływ na wartość oferty (ilość sztuk) przed podpisaniem umowy znajdzie on swe odzwierciedlenie w stosownych zapisach przedłożonej do podpisu Wykonawcy umowy. W przypadku zmiany po podpisaniu umowy, zmiana taka będzie przedmiotem stosownego aneksu.
- Informacje dotyczące umowy:
1/ Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bądź jego części bez podania przyczyny,
2/ Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany warunków umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia Zapytania Ofertowego, w wyniku zmian w akredytacji, w projekcie, zmian w wytycznych, informacji uzyskanych w wyniku ewaluacji działań i innych przesłanek, które wpłyną korzystnie na realizację projektu.
3/ Zamawiający zastrzega sobie ponadto możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach:
a) wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie,
b) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy,
c) powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony.
3. Zamawiający na podstawie zapisów sekcji 6.5.3 pkt 15 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zastrzega sobie możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy, wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności, zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego, bez konieczności ponownego stosowania zasady konkurencyjności
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wymagania odnośnie kwalifikowalności wynagrodzenia Wykonawcy, które mogą ulec zmianie i muszą być zgodne ze statusem prawnym na dzień podpisania z nimi umów.
XI. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty
Informacja o wyniku postępowania zostanie zamieszczona na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.pl oraz www.wrk.org.pl. W sytuacji gdy strona www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.pl nie będzie działała informacja zostanie przekazana oferentom, których oferty zostały złożone w terminie i nie zostały wykluczone z postępowania. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.
XII. Postanowienia końcowe
- Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. Zamawiający nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów przygotowania oferty.
- Dostarczenie sprzętu nastąpi w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania umowy.
- Termin związania z ofertą wynosi: 60 dni od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ramach Zapytania ofertowego.
Załączniki:
Treść Zapytania ofertowego w wersji pdf
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
